档案管理方法（档案管理的六大步骤）
档案管理方法（档案管理的六大步骤）
文件管理方法(文件管理的六个步骤)
为了加强和规范公司内部档案管理，保证档案的完整性和保密性，准确反映公司的各项工作，根据《档案法》和《档案管理条例》，结合公司实际，制定本办法。
一.档案管理
1.主要内容
1.1文件是公司在建设、生产和各种管理活动中形成的所有文件的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基建、产品、设备档案和人事档案等。，主要由建设项目、设备、会计、经营档案等组成。
1.2公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和真实历史风貌的工作。
1.3公司档案管理应坚持集中统一管理原则。
2.文件的收集和归档
2.1各部门专职或兼职档案管理员负责收集和管理各部门形成的文件和资料，并于每年12月31日前移交公司办公室。
2.2一项工作由多个部门办理，工作中形成的文件、资料由主办部门或人员收集，报办公室备案。会议文件由办公室收集。
2.3档案室收到移交的档案后，应检查、汇总、编制一般档案目录。
2.4档案室应按全宗、年份、类别分别存放、整理档案。存储文件必须有专门的文件附件，文件整理方法要科学，便于查找。
2.5定期清理检查仓库档案，确保账实相符，对损坏或变质的档案及时修复或复制。
2.6收集的文件应及时入库。借来的文件归还后，要及时放回原处。
3.公司文件资料归档的基本要求
3.1归档的文件和资料必须齐全。
3.2归档的文件和资料必须准确反映公司生产、基础设施、经营管理活动的真实内容和历史过程。
3.3归档的文件和资料必须组织良好，并符合其形成规则。
4.公司文件和资料的归档范围
4.1保密办公室:保密相关法律法规；重要会议纪要；培训材料；工作计划、总结等。
4.2行政综合类:包括重要会议材料；制定的内部法规和政策文件；组织变化、变动情况、大事记、年度报告等文件；发展和工作总结报告；政府机构发布的重要文件。
4.3人力资源类:员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。
4.4会计统计:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明、各种季报、月报。
4.5业务和销售:有公司经营决策和分销管理的各类记录、文件、合同、协议等文件资料，市场经济信息和在客户服务工作中形成的文件资料等。
4.6工程施工方面，相关工程资料、工程合同、工程图纸等。
4.7生产计划。生产管理和统计分析活动中形成的各种计划、统计报表和各种文件资料。
4.8材料供应。在材料和原材料的采购、储存、供应和工具管理中形成了各种文件和材料。
4.9其他方面。
5.文件级别的分类:
5.1文件等级的分类标准根据文件文件的性质、重要性、文件类型和通用程度分为四个等级。
5.1.1一级是绝密文件。
5.1.1.1的保密文件、公司制定的保密制度、保密文件等。，被列为一级。
5.1.1.2公司的主要决议。包括文件、会议材料、会议纪要等。由股东大会、董事会、总经理办公会议及相关行政会议等组成。，它们被分为第一级。
5.1.1.3公司与相关单位签订的合同、协议等文件。这是一份非常重要的文件。这种类型的文件是绝密文件，其级别分为一级。
关于5.1.1.4公司员工劳动、工资和福利的文件和资料。人事档案为绝密档案，分类等级为一级。
5.1.2二级为机密文件。
5.1.2.1公司对外的官方文件和往来于相关单位的文件。这种类型的文件是机密文件，分为两个级别。
5.1.3三级为机密文件。
5.1.3.1公司的各种工作计划、总结、报告、请示、答复、会议纪要、统计报告和简报。是公司重要的内部文件，分为三级。
我们公司在5.1.3.2的大事记以及反映我们重要活动的剪报、照片、录音和录像等。定为秘密文件，等级为三级。
5.1.4四级为普通文件。
5.1.4.1重要会议资料，包括通知、报告、决议、总结、典型发言、会议纪要等。，是普通文档，分为四个级别。
6.归档时间
6.1对于基本建设项目或其他技术项目，在任务完成后或接近尾声时，应将应归档的文件、资料制成保管单位，经项目负责人审核同意后，向档案管理部门归档。
6.2对于在各项管理工作中形成的文件资料，应归档的文件资料应在一个月内形成一个保管单位，经各职能部门负责人审核同意后向档案部门归档。
7.档案的识别和销毁
7.1编制档案保管期限表，可分为永久、长期(10-30年)和短期(10年以下)。
7.1.2档案鉴定工作由公司档案鉴定领导小组组织。鉴定领导小组由主管档案工作的副总经理任组长，小组成员由技术部门和业务部门负责人组成。
7.1.3鉴定工作按照各类档案的保管期限进行。每次鉴定都要写鉴定报告，鉴定意见要在保管单位的准备表上注明，由组长签字，并注明鉴定日期。
7.1.4档案经鉴定确认永久保存。发现档案不完整、不准确的，应当责成有关部门和人员补充、修改。
7.1.5对已鉴定确认无保存价值的档案，需进行登记，提出销毁报告，经主管经理批准后报上级档案管理部门备案。销毁文件时应严格执行保密规定。
二.档案管理实施细则
1、档案管理归档要求:
1.1档案质量的一般要求是:遵循档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
1.2每个文件的类型、副本和页数应完整。
1.3在归档的文件和资料中，每份文件的原件(原件)和附件(复印件和扫描件)应单独放在一起，不得分开，文件和信息应放在一起归档。
1.4不同年份的文件一般不允许一起归档；跨年度总结放在最后一年备案；跨年度会议文件放在会议的开始年份。
1.5档案、文件要根据不同情况进行整理，不可分割的文件、资料要按顺序排列在一起，即审批第一，请求第二；主体在前面，配件在后面；印在前面，定稿在后面；其他文件和资料应保持密切联系，并根据其形成规律或特点进行系统整理。
1.6文件封面应按规定用钢笔逐项书写，字迹要工整清晰。
2.各部门保存文件的档案范围及相关规定
2.1各部门的档案管理必须按规定的级别分类归档。一、二级档案中的文件为复印件和扫描件，原件交公司档案室归档管理。
2.2各部门档案管理由各部门指派相关人员管理，不设专职岗位。
2.3部门档案文件的范围:
2.3.1保密办公室的保密信息和保密文件。
2.2.2部门会议记录、商务信函和往来文件。
2.3.3客户业务信息、资料和销售报告。
2.3.4公司及各部门的规章制度。
2.3.5与公司财务有关的原始财务资料、会计凭证、账簿、财务报表、月度年度财务报表、工资分配、不动产权属及其他债权凭证等文件由财务部保管。
2.3.6生产材料、采购信息、工艺交接记录等生产资料由生产部保存。
3.文件和档案的分类、整理和保存
3.1办公室负责文件和档案的分类、归档、整理、汇编、检索(列表)、保存、阅读和使用。
3.1.1根据国家和有关部门对文件分类和编号的规定，编制公司文件的文件分类和编号方法。
3.1.2分类号应遵循文件和资料的形成规律，便于保存和利用。
3.1.3常用的分类方法有:
3.1.3.1按项目分类；
3.1.3.2按职业性质分类；
3.1.3.3按组织分类；
3.1.3.4是按时间分类的。它可以根据文档的性质进行分类，可以分为窗口类别，然后从子类别划分为子类别，再从子类别细分为类别和年份。
3.4根据内容和重要性，文件应分为“普通”和“加密”两个级别。“加密”分为三类:绝密、机密和绝密。不能以个人或部门名义访问的文件为加密文件，归档时会确认其重要性。
4.文件编目:
4.1编制卷中文件的页数应符合下列要求
4.1.1对于卷内文件中有书面内容的页面，页码应按序号进行编号，从“1”开始。
4.1.2页码书写位置:单面书写的文件在右下角；正面在右下角，背面在左下角的双面文档。绘图的页码写在标题栏外的右下角。
4.1.3成套图纸和打印文件不需要重写页码。
4.1.4案卷封面、卷内目录、卷内备考单和空白页不写页码。
4.2.卷内目录的编译
4.2.1序号:从“1”开始依次用阿拉伯数字标注，一份文件按卷内文件顺序编号。
4.2.2文件编号:应填写卷内设备和项目的文件编号、图纸编号或代号。
4.2.3负责人:应填写卷内文件的直接形成单位或主要负责人。如果有多个责任人，应选择两个主要责任人填写。
4.2.4文件标题:在卷中填写文件标题的全名。
4.2.5日期:应填写卷内文件形成日期，如2012年5月12日。
4.2.6页码:应填写每份文件的实际页码，最后一份文件的备注栏应填写总页码。
4.2.7卷内目录排列在卷内文件的第一页之前。
4.3卷中准备表的准备:
4.3.1卷内备考单的编制应符合规范要求。
4.3.2卷内备考单主要注明卷内文件及页数、不同载体文件数量(见示例)、撰写论文情况，如归档人(档案员)、检查员(档案员)、归档时间等。例:本卷有20篇文献资料，100页。其中:书面材料80页，图纸10张，照片10张。
4.3.3卷内备考单排在卷内文件最后一页之后。
4.4案卷封面和封底的编制:案卷封面采用两种形式，即案卷外封面和案卷内封面，主要内容如下:
4.4.1.1文件的标题:文件中的文件内容应简明准确地披露。案例文件的标题主要包括项目名称、替代词、代码和结构、组成部分、阶段代码和名称等。项目名称应与批准的原项目和设计(含代码)一致；归档外文资料的标题和主要内容应当翻译成中文。
4.4.2备案单位:应填写备案部门或项目主管部门。
4.4.3起止日期:应填写文件中最早文件的日期和最晚文件的日期；使用阿拉伯数字，例如:2004.01.01-2004.06.29。
4.4.4贮存期:根据贮存期表填写指定贮存期。
4.4.5分类:卷内文件的最高分类应按保密规定填写。
4.4.6档案编号:按顺序，档案移交前暂用铅笔填写档案编号，考试合格后用蓝黑色墨水或碳素笔填写。
4.4.7内封面、内目录、编制表格统一采用A4格式。
4.4.8档案盒正反面的填写要求:根据项目法人统一的格式要求，用电脑打印在薄牛皮纸上，粘贴在档案盒正反面，做到字迹工整清晰，粘贴牢固。
4.4.9填写内封面、内目录和准备表格:电脑打印。打印时要求按照指定的字体和字号填写文件标题、归档单位、起止日期、保存期限、分类和文件目录标题。
4.5文件的绑定要求
4.5.1文件可以通过绑定和解除绑定形成。
4.5.2文字材料可以采用整卷装订和单文档装订两种形式装订；文件中不同格式的科技文件应折叠成统一格式，损坏的文件应在装订前修复。一般采用国际标准A4型(297mm×210mm)。图案折叠成手风琴状(统一格式)，折叠时标题栏暴露在右下角。
4.5.3未绑定文件应在每个文件的右上角加盖文件编号戳。档案号戳的尺寸单位为mm，比例为1: 1，档案号戳样式为:
4.5.4文件中不同大小的文件应折叠成统一的A4格式，文字向内折叠。为了长期保存，装订文件时必须将金属物品取出，装订线应在左侧。装订时，左侧和底部要对齐，三孔一线。绑线必须用棉绳或化纤绳(绑3孔，孔间距80mm，左间距15mm)。不应使用装订线。
4.5.5装订厚度:视文件资料的实际情况而定。
4.5.6装订横向印刷的文件和资料时，标题(上)应装订在与纵向(左)装订相对应的一侧。
4.5.7档案中不应有金属物品。
4.5.8正本和副本、永久、长期和短期印章由公司统一制作。
4.6视听和电子档案
4.6.1视听和电子载体是纸质档案的必要补充。档案员负责收集、整理、归档各部门制作的照片、电影、音像等视听资料。归档的视听资料应当标明理由、时间、地点、人物、作者等内容。
5.档案管理人员的职责
5.1按有关规定做好文件资料的收集、整理、分类和归档工作。
5.2根据归档范围和要求，按时归档文件和资料。
5.3员工遵纪守法，忠于职守，努力维护公司档案的完整和安全。
6.文件保存
6.1接收文件必须认真验收，并办理交接手续。
6.2存放文件必须有专门的柜子和架子，搁置方法要科学，便于查找。
6.3定期清理和检查档案，确保目录和文件一致。损坏或变质的档案应及时修复和复制。当档案馆的档案因移交、失效或丢失而被撤销时，必须查明原因，保留依据。
6.4文件和档案的保存期限:
6.4.1永久保存:
6.4.1.1公司章程；
6.4.1.2股东名册；
6.4.1.3的组织规则和工作规则；
6.4.1.4董事会及股东大会记录；
6.4.1.5的财务报表；
6.4.1.6政府机构的批准文件；
6.4.1.7房地产权属及其他债权凭证；
6.4.1.8工程设计图纸、建筑文件、设计文件和技术图纸；
被批准在6.4.1.9永久保存的其他文件。
6.4.2长期储存:
6.4.2.1预算和决算书；
6.4.2.2人事档案和会计凭证；
6.4.2.3商业计划信息；
6.4.2.4已批准保存10年的其他文件。
6.4.3公司文件档案建立初期，不涉及文件档案的清理和销毁，相关规定另行规定。
7.内部文件的分类和数量
7.1分类代码的标识由第一个和第二个字符的汉语拼音组成。
7.1.1保密管理
7.1.2行政管理
7.1.3人力资源管理
7.1.4财务统计管理
7.1.5运营和销售管理(JY)
7.1.6工程建设管理
7.1.7生产计划管理
7.1.8材料供应管理(WZ)
7.1.9其他管理
7.2文件分类代码编号
8、文件访问管理
8.1公司档案只能内部员工借阅。查阅文件和档案应经过查阅程序。填写《文件查阅表》，交部门负责人或部门经理、总经理办公室领导审批签字后方可查阅。阅读前，应填写《档案阅读记录》，方可进入档案室查阅或阅读材料。
8.1.1普通文件和档案:应办理查阅手续，并由行政部负责人和档案负责人签字确认。
8.1.2查阅“加密”文件和档案应办理查阅手续，由行政部负责人、部门经理和公司三级领导签字确认。
8.1.3人事档案的存取管理:
8.1.3.1的访问权限:公司领导、人力资源部负责人、人事业务负责人可以访问所有员工的人事档案；部门负责人经分管领导和人力资源部批准后，可查阅本部门员工档案；员工无权查阅自己和他人的人事档案；
原则上，8.1.3.2不得提取或复制员工人事档案。因工作原因确需摘录或复制的，经公司领导、部门经理、人力资源部负责人批准后，提交档案经理复制。档案管理人员应当如实登记副本或者摘录；
8.1.3.3员工人事档案不得外借备查。如需借出参考，需提交申请，经主管领导和人力资源部门批准后方可执行，并严格履行登记手续。
8.1.3.4在借阅人事档案时必须严格遵守保密制度，严禁涂改、摘抄、替换档案。
8.1.3.5对其本人相关信息的访问，需经三级以上人员签字确认后方可访问。
8.1.4查阅档案的人员必须爱护档案，保持档案整洁，保护档案的安全和保密。未经批准，不得出借、拆除、交换、污损、圈划、划线、涂改、复制。
8.1.5对于一类、二类文件的查阅，在公司文件管理部门只能查阅复印件和扫描件，其他部门不能复印和保留扫描件。
8.1.6必须严格保密，档案材料内容不得泄露。如有遗失，必须及时报告追究责任。
8.1.7使用后按时归还。如需延长借阅时间，须通知档案管理员另行办理续借手续。
8.2取回的文件归还时，必须当面上交。如果发现任何损失或损坏，应立即报告领导。
8.3查阅范围:外部机构查阅文件、档案仅限于行政部，不得带出；如需取出行政部查阅，必须经公司负责人批准。
8.4阅读时间
8.4.1普通文件最长不超过两周。
8.4.2“加密”文件的最长文件不得超过一周。
9.档案保密
9.1严格为公司档案保密，维护档案的完整性和安全性是每个档案管理者的职责。
9.2档案室在接收、保管和提供使用时，应按有关规定认真核对并签字，手续严格，账目清楚。
9.3档案员应严格保密，不得随意提取、传播涉密档案内容，未经允许不得复制。
9.4未经批准，任何人不得私自将档案带出档案室，不得将档案内容向外传播。
9.5档案人员在工作中形成的废纸不允许随意丢弃，必须销毁。
10.解释权
10.1保密档案的管理，由保密办公室另行制定管理办法。
10.2本管理办法由行政人事部门负责解释，自发布之日起施行。
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